Chấm dứt hợp đồng lao động sai quy định là một trong những lý do hàng đầu dẫn đến tranh chấp tốn kém và bất lợi về pháp lý cho doanh nghiệp. Tìm hiểu theo Bộ luật lao động 2019 và các quy định mới nhất theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, sẽ giúp cho HR và lãnh đạo doanh nghiệp phòng tránh rủi ro từ sớm.
Ngày 21/05/2026 vừa qua, Diễn giả – Chuyên gia pháp lý, CEO Luật Hoàng Duy – ThS Luật sư Nguyễn Văn Duy đã có buổi chia sẻ kiến thức cho Doanh nghiệp với “Lớp chuyên đề toàn cảnh về hợp đồng lao động điện tử theo nghị định 337/2025/NĐ-CP: Giải pháp ký Hợp đồng điện tử chuẩn pháp lý”.
Dưới đây là một số thông tin được đúc rút từ buổi chia sẻ của ThS Luật sư Nguyễn Văn Duy tại sự kiện.
Sự kiện do Tập đoàn Misa tổ chức, thu hút gần 2000 học viên là Giám đốc, HR, Kế toán từ nhiều DN trên cả nước tham dự, nhằm trang bị cho Doanh nghiệp cái nhìn toàn cảnh về hợp đồng lao động điện tử theo nghị định 337/2025/NĐ-CP.
1. Khái Niệm Và Các Hình Thức Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Theo Pháp Luật
Theo Điều 34 Bộ luật lao động 2019, hợp đồng lao động chấm dứt khi thuộc một trong các trường hợp pháp luật liệt kê cụ thể, doanh nghiệp cần phân biệt rõ các nhóm chính:
- Hợp đồng lao động hết hạn: Theo khoản 1 điều 34 bộ luật lao động 2019, khi hợp đồng lao động hết hạn thì người sử dụng lao động cần phải thông báo trước tới người lao động và quyết toán tiền lương đúng hạn cho người lao động.
- Chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận: Theo khoản 3 Điều 34 bộ luật lao động 2019, hai bên cùng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng nhưng hợp đồng đó phải lập thành văn bản và có chữ kí của cả hai bên.
- Đơn phương chấm dứt của người lao động: Theo điều 35 bộ luật lao động 2019, người lao động muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động thì phải thông báo trước cho người sử dụng lao động nhưng phải dự trên thời hạn theo từng hợp đồng để thông báo.
- Đơn phương chấm dứt của người sử dụng lao động: Theo điều 36 bộ luật lao động 2019, thì người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động thì phải đưa ra các lý do phù hợp, đúng thời hạn báo trước đối với người lao động.
Nhưng từ năm 2025 trở đi khi người sử dụng lao động áp dụng hợp đồng điện tử theo Nghị định 337/2025/ND-CP, mọi thông báo chấm dứt hợp đồng lao động cũng phải được thực hiện qua hệ thống eContract được cấp phép không phải qua Zalo, Email cá nhân hay tin nhắn điện thoại.
2. Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động
Thứ ba: Người sử dụng lao động sa thải người lao động không có biên bản họp xử lý kỷ luật, trong trường hợp người sử dụng lao động chấm chấm dứt vì lý do kỷ luật hay sa thải thì bắt buộc phải tuân thủ đúng trình tự xử lý kỷ luật theo Điều 70 và Điều 72 bộ luật lao động 2019: “tổ chức phiên họp xử lý, có sự tham gia của đại diện Công đoàn cơ sở, lập biên bản và ban hành quyết định bằng văn bản”. Bên cạnh đó thì cần phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ xử lý kỷ luật, thông báo họp, biên bản phiên họp, quyết định kỷ luật có chữ ký đủ các bên liên quan thì mới có thể ra quyết định sa thải hay kỷ luật.
Thứ tư: Chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động thuộc nhóm được bảo vệ đặc biệt. Theo như bộ luật lao động 2019 quy định cấm đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với các nhóm người lao động” đang trong thời kì nghỉ ốm đau, tai nạn lao động, người lao động nữa mang thai hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng, người lao động nghỉ phép năm hợp pháp”, vì khi vi phạm điều này dẫn đến hậu quả rất nặng cho doanh nghiệp.
Căn cứ theo Điều 37 bộ luật lao động 2019 thì hệ quả có thể xảy ra là “bị buộc nhận người lao động trở lại làm việc cùng với đó là thanh toán đủ tiền lương trong thời gian người lao động không được làm việc + phụ cấp ít nhất 2 tháng lương”, điều này có thể gây tổn thất về chi phí cho doanh nghiệp. Vậy nên trước khi ra quyết định chấm dứt, HR cần kiểm tra toàn bộ danh sách nhóm người lao động được bảo vệ theo Điều 37.
Thứ năm : Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính khi chấm dứt, doanh nghiệp thường quên hoặc có thể tính thiếu các khoản nợ phải thanh toán khoản phải thanh toán khi chấm dứt hợp đồng lao động như: trợ cấp thôi việc hoặc mất việc ( tùy thuộc vào trường hợp), tiền lương còn nợ, tiền phép năm chưa nghỉ và hoàn tất những thủ tục về sổ BHXH trong thời gian làm việc. Vậy nên cần sử dụng checklist thanh toán cuối kỳ với đầy đủ các đầu mục tài chính và thủ tục hành chính nhân sự.
3. Hệ Quả Pháp Lý Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Trái Luật
Theo Điều 41 BLLĐ 2019, nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, người sử dụng lao động phải:
1. Nhận NLĐ trở lại làm việc theo đúng hợp đồng đã giao kết, không được từ chối dù đã tuyển người thay thế.
2. Thanh toán toàn bộ tiền lương trong thời gian người lao động không được làm việc, kể cả khoảng thời gian chờ xét xử kéo dài nhiều tháng.
3. Bồi thường thêm ít nhất 2 tháng tiền lương và tính theo mức lương trong hợp đồng lao động tại thời điểm vi phạm.
4. Hoàn trả phí tư vấn pháp lý cho NLĐ (nếu Tòa xác định) khi trong xu hướng án lao động hiện nay, chi phí tranh tụng ngày càng lớn.
Ngoài nghĩa vụ dân sự, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt hành chính từ 10 triệu đến 20 triệu đồng/trường hợp vi phạm theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
4. Quy Trình Chuẩn Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Đúng Pháp Lý
- Cần xác định đúng căn cứ pháp lý và phải đối chiếu lý do chấm dứt với Điều 36 Bộ luật lao động 2019 quy định cùng với đó ghi rõ khoản điều trong mọi tài liệu nội bộ.
- Phải kiểm tra nhóm được bảo vệ đặc biệt là rà soát Điều 37 trước khi phát hành bất kỳ thông báo nào.
- Phát hành thông báo đúng hình thức, đúng thời hạn và văn bản giấy hoặc điện tử (eContract được cấp phép) được tính ngày từ lúc người lao động nhận, không phải ngày ký.
- Hoàn tất nghĩa vụ tài chính trong 14 ngày làm việc trong đó bao gồm trợ cấp thôi việc, tiền lương còn nợ, phép năm chưa nghỉ (Điều 48 BLLĐ 2019).
- Hoàn trả sổ BHXH & tài liệu cá nhân, và cần thực hiện trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt. Chậm trễ có thể bị phạt hành chính.
- Lưu trữ hồ sơ tối thiểu 10 năm bao gồm toàn bộ nhật ký xác thực, dấu thời gian điện tử và văn bản liên quan (theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP).
5. Lưu Ý Đặc Biệt Với Hợp Đồng Lao Động Điện Tử (2025)
Kể từ khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy trình chấm dứt HĐLĐ điện tử có một số yêu cầu bổ sung quan trọng:
Thông báo chấm dứt phải qua hệ thống eContract được cấp phép: Việc gửi thông báo chấm dứt qua email thông thường, zalo hay tin nhắn thường không có giá trị pháp lý. Thông báo phải được gửi qua nền tảng có đầy đủ bao gồm có chữ ký số + dấu thời gian điện tử + chứng thực từ tổ chức được Bộ Nội vụ cấp phép.
Lưu trữ nhật ký xác thực đầy đủ: Khi có tranh chấp hoặc thanh tra, doanh nghiệp cần cung cấp không chỉ nội dung hợp đồng mà còn toàn bộ metadata: địa chỉ IP thiết bị ký, nhật ký OTP, dữ liệu sinh trắc học (nếu có), tất cả được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống.
Không tự in PDF và đóng dấu “bản sao”: Theo Điều 12 Luật giao dịch điện tử 2023, bản sao điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi được xuất trình trực tiếp từ hệ thống, hiển thị nhật ký xác thực và dấu thời gian. Việc HR tự in file PDF rồi đóng dấu treo hoàn toàn không được chấp nhận trước cơ quan chức năng.
Theo đó, “Đúng Luật” chính là bộ giáp tốt nhất của doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật không chỉ là nghĩa vụ đó là kỹ năng quản trị cốt lõi mà mọi doanh nghiệp Việt Nam cần nắm vững trong giai đoạn thị trường lao động ngày càng chuyên nghiệp và người lao động ngày càng hiểu biết pháp luật hơn.
Những sai lầm được phân tích trong bài viết này đều có thể phòng tránh hoàn toàn, nếu doanh nghiệp có đội ngũ HR được đào tạo bài bản, có hệ thống biểu mẫu pháp lý chuẩn hóa và có luật sư đồng hành tư vấn trong các tình huống phức tạp. Đừng để một thủ tục sai sót nhỏ trở thành khoản chi phí khổng lồ. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về quy trình chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật, phù hợp với đặc thù ngành nghề và quy mô của doanh nghiệp bạn.
